Профессия Секретарь: куда поступать, для получения профессии, какие предметы ЕГЭ сдавать на Секретаря

Должностная инструкция

Документ, который призван регламентировать права и обязанности работника – должностная инструкция, она одинаково важна и для секретаря, и для руководства. В ней содержатся права и обязанности обеих сторон трудового соглашения, что позволяет использовать ее как инструмент для эффективной координации производственных процессов.

Единой формы инструкции не существует, поэтому ее можно составить, используя готовый шаблон, или разработать собственный документ. При составлении документа важно учесть, что в каждой компании секретари выполняют разные функции, несмотря на единую основную работу.

professiya-sekretar-17.jpg

Должностная инструкция должна составляться с учетом профстандарта и включать следующие основные разделы.

  • Общие положения.
  • Функции.
  • Должностные обязанности.
  • Права.
  • Ответственность.

Помимо основных обязанностей, в должностную инструкцию допускается внесение дополнительных функций с учетом специализации. Так, инструкции делопроизводителя, технического секретаря, военного или научного секретаря будут содержать похожие основные секретарские функции, но отличаться специализированными обязанностями, которые необходимо будет указать в документе.

Обязанности

В классическом понимании к основным унифицированным обязанностям секретаря можно отнести следующие функции:

  • обеспечивает административную деятельность руководителя;
  • ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
  • принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
  • производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
  • принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
  • занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
  • закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
  • решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
  • выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.

Дополнительно могут стать обязанностями:

  • контроль выполнения распоряжений и приказов;
  • сканирование и копирование документации;
  • отмена или перенесение сроков;
  • бронирование билетов и номеров гостиниц;
  • составление отчетов о командировочных расходах;
  • приготовление напитков и угощений для гостей.

В широком смысле слова секретарь делает огромную работу по созданию и продвижению положительной репутации и поддержанию имиджа компании.

Личные качества

Секретарю на работе приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хорошему специалисту необходимо соответствовать следующим требованиям:

  • опрятность;
  • аккуратность;
  • доброжелательность;
  • культура речи;
  • коммуникабельность;
  • отсутствие вредных привычек.

Поскольку секретарь – это «лицо» компании, неотъемлемым критерием является приятная внешность сотрудника. Здесь важно отметить, что речь идет о чувстве стиля и наличии вкуса, а не о модельной внешности. Часто секретарями становятся женщины, поскольку считается, что им больше свойственны гибкость, стрессоустойчивость и умение создать уютную атмосферу в офисе.

Ответственность

Специфика секретарской работы заключается в регулярной помощи руководителю в ведении дел. По этой причине крайне важны такие профессиональные качества:

  • ответственность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • исполнительность;
  • обучаемость;
  • организованность.

Наличие этих деловых качеств позволит грамотно и четко составлять документацию и распорядок дня. А способность наладить контакт с людьми обеспечит эффективное взаимодействие между руководством, коллективом и клиентами.

Описание профессии

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Sekretar-jeto-vizitnaja-kartochka.jpg

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Международный день секретаря

Место работы и карьера

Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Работа личного ассистента

Информационно-аналитическая деятельность

Подготовка аналитиков, проектировщиков баз данныхВ вВ библиотечно-информационной сфереВ для работы вВ библиотеках, архивах, музеях и …

Cр. проходной балл бюджет 2020от 46.3 бал.бюджет

Ср. проходной балл платно 2020от 36.7 бал.платно

Бюджетных мест 2021 138 мест бюджет

Платных мест 2021 148 мест платно

Средний проходной балл на бюджет в 2020 году от 46.3

Средний проходной балл на платные места в 2020 году от 36.7

Количество бюджетных мест в 2021 году 138

Количество платных мест в 2021 году 148

Что такое средний проходной балл15 вариантов в вузахПроверить шансыот 31В 000 / годИнформация о стоимости года обучения предоставлена за 2021 год</span><divspan>35 вузов29 городов46.03.02</divspan>

Секретарь

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий